Året er kun lige begyndt, og vi holder allerede det første møde for årets aktivlejr.

Det er nemlig tid til at finde ud af de første ting til lejren. Det er blandt andet her at vi fastlægger programmet for udvalgets arbejdsgang, deadlines for udvalg, medarbejdere, kredse og deltagere, lægger budget og meget andet. Det er lige som vores grundsten at arbejde ud fra.

Det er også på dette møde vi ser en status på nogle af de større ændringer vi skulle have fra evalueringsmøde fra sidste års lejr for at beslutte hvilken retning vi ønsker at gå med det.

Kort tid efter vores opstartsmøde påbegynder vi opfordringen af vores medarbejdere. Vi skriver rundt til en 150 personer for at høre om de kunne have lyst til at medvirke som medarbejder på årets aktivlejr. Vi har op mod 50-60 roller, som skal fyldes. Rollerne holder alt fra praktisk arbejde på pladsen, madlavning, arbejde med deltagerne og meget mere. Fastlægningen af medarbejderlisten er derfor en stor del af det organisatoriske arbejde det skal lægges fast før lejren.

Kunne du tænke dig at blive en del af vores team? Så skriv endelig til Maria eller Thea, som vil sørge for at du vil kunne som minimum vil blive opfordret til næste år.

Vi er nu ved at have fået sammensat vores første version af medarbejderlisten og det er derfor nu det store arbejde for instruktørerne kan gå igang. Den 1. maj udsender vi medarbejderbrevet, som beskriver alle detaljer, som de kunne have brug for i løbet af deres planlægningsproces.

Det er også på det her tidspunkt, at vi har en god idé om hvilken type grupper vi får. Vi forsøger altid at få en bred vifte af gruppetyper, så vi kan ramme så mange som muligt.

Lejren kommer tættere på, og det betyder også at det er tid til at begynde det andet store administrative punkt: ansøgningerne til diverse tilladelser.

Aktivlejren er i en størrelse, hvor vi både skal bruge en byggetilladelse samt en landzonetilladelse fra kommunen. Det er noget af det som koster os rigtig mange timer og desværre også penge. Dette er blevet et ekstra stort punkt for os fra 2018, da nye regler er blevet indført.

Lige efter vi har fået alle medarbejderinformationer begynder vi at lave indbydelser med gruppeinformationerne. Vi opdaterer hjemmesiden og færdiggør holdlederinformationsbrevet, så det hele er klar til udsendelse ca. 1 uge efter vi har fået de sidste tilbagemeldinger.

Det er også her vi giver vores informationer videre til vores administrator for tilmeldingssystemet, så vi kan få dette åbnet så tidligt som muligt.

Kort tid efter indbydelsen er blevet udgivet åbner tilmeldingen til Aktivlejren.

Betyder det at man allerede nu skal tilmelde sine deltagere? Nej, ikke nødvendigvis! Vi åbner tilmeldingen tidligt for at holdledere har en chance for at oprette sig i systemet så tidligt som muligt og gøre sig bekendt med hvordan det fungerer. Vi anbefaler også at oprette sig i systemet tidligt, da vi har mere tid til at hjælpe med evt problemer.

Det er dog op til holdlederen at tilmelde kredsens deltagere i systemet inden deadline. Hvornår det gøres er op til holdlederen. Det skal dog nævnes at en tidlig tilmelding IKKE giver en større chance for at få en førstepriortet. Alle deltagere tilmeldt til tiden har altså lige store chance for at få tildelt en bestemt gruppe.

Dagen efter tilmeldingen er blevet lukket, laves deltagerfordelingen.

Systemet, som bliver brugt er baseret på at så mange som muligt får deres førsteprioritet. Hvornår deltageren et tastet ind i vores online system, vil ikke have nogen indflydelse på hvilken gruppe man får tildelt. Så vidt muligt, hvis vi kan se at deltageren sidste år fik sin andenprioritet, vil vi forsøge at sørge for de nu får deres førsteprioritet.

Normalt opnår vi faktisk at over 90% af rettidige tilmeldte deltagere får tildelt deres førstepriortet. Der kan dog nogle år, hvor specifikke grupper er ekstremt populære, og derfor er der flere der kommer ud på deres andenprioritet.

Vi har ved lejr start deadline for deltagerbetalingerne. Dette skyldes at vi har mange udgifter før lejren. Heriblandt ansøgninger ved kommunen, leje for hytten osv.

Lige efter lejren udsendes evalueringer til både holdleder og medarbejdere.

Det er her vi kan få en masse brugbar information med videre til næste år. Skal vi lave ændringer på visse områder? Der har ofte været rigtig mange gode ideer skrevet i disse, som vi har indført det følgende år. Alle evalueringerne bliver gennemlæst nøje og diskuteret i udvalget.

Ca 1 måned efter lejren holder udvalget årets sidste møde, hvor evalueringerne fra holdledere og medarbejdere bliver diskuteret. Det er også her vi tager de store beslutninger til næste års lejr.

Kort tid efter mødet, går vi ofte igang med nogle af de beslutninger, som kan tage lang tid at udføre. Man kan på en måde sige at arbejdet med Aktivlejren aldrig stopper!