Aktivlejren bliver til
Aktivlejren er en mølle som aldrig rigtig stopper. Kort tid efter en lejr begynder vi allerede at se frem mod næste år. Nogle gange arbejdes der endda mere end et år ud i fremtiden for at øge kvaliteten af det som vi kan tilbyde til jer.
Herunder har vi sammensat en tidslinje af hvordan lejren bliver til i grove træk udover de 3-4 møder vi holder årligt. Tidslinjen beskriver de større ting og deadlines, som vi skal nå til hvert år. Ud over det, kommer der en masse småting, som også skal fikses. Så er du interesseret i hvordan det hele hænger sammen, så læs endelig med herunder.
Vi beskriver også processen ved tilmeldingen og deltagerfordelingen. Vi modtager nemlig ofte spørgsmål om man ved tidlig tilmelding har større chance for at få førsteprioritet – Og der vil det korte svar være nej. Men læs endelig med herunder og se hvordan det hele hænger sammen!
Aktivlejrens planlægning
Opstartsmøde
Året er kun lige begyndt, og vi holder allerede det første møde for årets aktivlejr.
Det er nemlig tid til at finde ud af de første ting til lejren. Det er blandt andet her at vi fastlægger programmet for udvalgets arbejdsgang, deadlines for udvalg, medarbejdere, kredse og deltagere, lægger budget og meget andet. Det er lige som vores grundsten at arbejde ud fra.
Det er også på dette møde vi ser en status på nogle af de større ændringer vi skulle have fra evalueringsmøde fra sidste års lejr for at beslutte hvilken retning vi ønsker at gå med det.
TC-Teamets arbejdsweekend
I samme weekend som opstartsmødet holdes, samles nogle af aktivlejrudvalgets medlemmer i TC-teamet for at få opdateret diverse praktiske ting. TC-teamet, eller måske bedre kendt som “The Coffee Team”, udvikler på hjemmesiden i forskellige områder og prøver nye ting af. Det bliver gjort for at kick-starte vores processer, så vi er mere forberedte på de kommende måneders deadlines.
I sådan en weekend, hvor der nørdes meget, kræves der naturligvis også en masse kaffe. Det er kaffe som skal testes, smages, udvikles og undersøges grundigt – ellers kommer ingenting til at fungere.
Nogen siger at det er kaffe, som holder disse medlemmer i live henover året.
Medarbejdere opfordres til deltagelse
Kort tid efter vores opstartsmøde påbegynder vi opfordringen af vores medarbejdere. Vi skriver rundt til en 150 personer for at høre om de kunne have lyst til at medvirke som medarbejder på årets aktivlejr. Vi har op mod 50-60 roller, som skal fyldes. Rollerne holder alt fra praktisk arbejde på pladsen, madlavning, arbejde med deltagerne og meget mere. Fastlægningen af medarbejderlisten er derfor en stor del af det organisatoriske arbejde det skal lægges fast før lejren.
Kunne du tænke dig at blive en del af vores team? Så skriv endelig til Maria eller Thea, som vil sørge for at du vil kunne som minimum vil blive opfordret til næste år.
Materiel opdateres
Samtidig med at årets medarbejdere findes påbegyndes opdatering af alt materiel til lejren. Dette udgør både et medarbejderbrev og holdlederbrev, som beskriver mere om hvad vi forventer og processen i løbet af året og ikke mindst hvilke ændringer der kunne være sket fra år til år.
Dette har i mange år været vores hovedvej til at informere om hvad der kommer til at ske. I løbet af de sidste par år har vi arbejdet meget på at disse skulle blive kortere og mere spiselige. Da vi i takt med at lejren er blevet større og mere ambitiøs også har betydet at der er mere information, som skulle fordeles. Det er specielt her at hjemmesiden er kommet os til stor hjælp, da vi nu er i stand til koncentrere informationsbrevene til det absolut mest vigtige.
Medarbejderbrev udsendes
Vi er nu ved at have fået sammensat vores første version af medarbejderlisten og det er derfor nu det store arbejde for instruktørerne kan gå igang. Den 1. maj udsender vi medarbejderbrevet, som beskriver alle detaljer, som de kunne have brug for i løbet af deres planlægningsproces.
Det er også på det her tidspunkt, at vi har en god idé om hvilken type grupper vi får. Vi forsøger altid at få en bred vifte af gruppetyper, så vi kan ramme så mange som muligt.
Teaser udgives
Det er nu starten af juni og det er tid for os til at sende deltager teaseren ud til kredsene. Vi gør dette, da der er ret kort tid mellem sæson start og deadline for tilmelding til lejren. Det er derfor et tilbud, som vi har for at kunne give deltagerne noget med hjem før sommerferien, så de kan begynde at glæde sig til at komme afsted når efterårssæsonen er startet og allerede der få sat et kryds i kalenderen.
Tilladelser søges
Lejren kommer tættere på, og det betyder også at det er tid til at begynde det andet store administrative punkt: ansøgningerne til diverse tilladelser.
Aktivlejren er i en størrelse, hvor vi både skal bruge en byggetilladelse samt en landzonetilladelse fra kommunen. Det er noget af det som koster os rigtig mange timer og desværre også penge. Dette er blevet et ekstra stort punkt for os fra 2018, da nye regler er blevet indført.
Instruktørtilbagemeldinger
I slut juli har vi deadline for instruktørerne, hvor de melder tilbage med deres gruppeinformationer.
Alt fra deres gruppenavn, gruppebeskrivelse, gruppetype, ratings og megen andet praktisk information er hvad vi får ind på dette tidspunkt. Herefter begynder ræset med færdiggørelse af alle vores informationsbreve til kredsene.
Kredsinformationer fremstilles
Lige efter vi har fået alle medarbejderinformationer begynder vi at lave indbydelser med gruppeinformationerne. Vi opdaterer hjemmesiden og færdiggør holdlederinformationsbrevet, så det hele er klar til udsendelse ca. 1 uge efter vi har fået de sidste tilbagemeldinger.
Det er også her vi giver vores informationer videre til vores administrator for tilmeldingssystemet, så vi kan få dette åbnet så tidligt som muligt.
Indbydelse udgives
I starten af august udsendes indbydelsen til alle kredse sammen med holdlederinformationen. Vi forsøger altid at have denne klar så tidligt som muligt, så kredse med tidlig start kan have denne med allerede til første møde efter sommerferien.
Det er også her holdlederinformationen udsendes. Det betyder altså at Aktivlejren nu for alvor er igang.
Tilmeldingen åbnes
Kort tid efter indbydelsen er blevet udgivet åbner tilmeldingen til Aktivlejren.
Betyder det at man allerede nu skal tilmelde sine deltagere? Nej, ikke nødvendigvis! Vi åbner tilmeldingen tidligt for at holdledere har en chance for at oprette sig i systemet så tidligt som muligt og gøre sig bekendt med hvordan det fungerer. Vi anbefaler også at oprette sig i systemet tidligt, da vi har mere tid til at hjælpe med evt problemer.
Det er dog op til holdlederen at tilmelde kredsens deltagere i systemet inden deadline. Hvornår det gøres er op til holdlederen. Det skal dog nævnes at en tidlig tilmelding IKKE giver en større chance for at få en førstepriortet. Alle deltagere tilmeldt til tiden har altså lige store chance for at få tildelt en bestemt gruppe.
Tilmeldingen lukkes
2 uger før lejrens start lukkes tilmeldingen, hvorefter det er umuligt for os at gå ind og ændre noget i tekster eller tilmeldte.
Efter denne er lukket går det helt store arbejde igang med at få informationerne videre!
Deltagerfordelingen laves
Dagen efter tilmeldingen er blevet lukket, laves deltagerfordelingen.
Systemet, som bliver brugt er baseret på at så mange som muligt får deres førsteprioritet. Hvornår deltageren et tastet ind i vores online system, vil ikke have nogen indflydelse på hvilken gruppe man får tildelt. Så vidt muligt, hvis vi kan se at deltageren sidste år fik sin andenprioritet, vil vi forsøge at sørge for de nu får deres førsteprioritet.
Normalt opnår vi faktisk at over 90% af rettidige tilmeldte deltagere får tildelt deres førstepriortet. Der kan dog nogle år, hvor specifikke grupper er ekstremt populære, og derfor er der flere der kommer ud på deres andenprioritet.
Deltagerfordelinger sendes ud
Senest dagen efter deltagerfordelingen udsendes denne til både medarbejdere og holdledere. Herefter begynder medarbejderne allerede at købe ind til gruppen, lave små hold i gruppen og evt skrive historier til forskellige karakterer til en temagruppe.
Derfor vil der for hver ny deltager tilmeldt skulle udsendes en ny liste til medarbejderne, hvorefter de måske skal købe mere materiel eller ændre programmet. Der indgår altså meget manuelt arbejde for hver eneste ekstra deltager tilmeldt, som også kan koste ekstra at forberede.
Betalingsdeadline
Vi har ved lejr start deadline for deltagerbetalingerne. Dette skyldes at vi har mange udgifter før lejren. Heriblandt ansøgninger ved kommunen, leje for hytten osv.
AKTIVLEJR
Så kom weekenden endelig, hvor vi fyrer den maks af. Der er hygge, fede aktiviteter og masser af kaffe og kage sammen med over 300 FDF’ere.
Evalueringer
Lige efter lejren udsendes evalueringer til både holdleder og medarbejdere.
Det er her vi kan få en masse brugbar information med videre til næste år. Skal vi lave ændringer på visse områder? Der har ofte været rigtig mange gode ideer skrevet i disse, som vi har indført det følgende år. Alle evalueringerne bliver gennemlæst nøje og diskuteret i udvalget.
Regnskabet laves
Intet stort event uden et regnskab. Kort efter lejren bliver regnskabet lavet, hvor medarbejdere får deres udgifter refunderet og alt bliver sat i tabeller og ført videre til landsdelsledelsen. Her vil vores økonomiansvarlige også sende evt ekstraopkrævninger ud i tilfælde af gruppebyt eller manglende betaling fra den oprindelige deadline.
Evalueringsmøde
Ca 1 måned efter lejren holder udvalget årets sidste møde, hvor evalueringerne fra holdledere og medarbejdere bliver diskuteret. Det er også her vi tager de store beslutninger til næste års lejr.
Kort tid efter mødet, går vi ofte igang med nogle af de beslutninger, som kan tage lang tid at udføre. Man kan på en måde sige at arbejdet med Aktivlejren aldrig stopper!